แนวทางการยื่นแบบง่าย 3 แบบ

แนวทางการยื่นแบบง่าย 3 แบบ

คำแนะนำในการยื่นแบบง่ายๆ 3 วิธี
โดย Maria Gracia

หนึ่งในวิธีพื้นฐานที่สุดในการค้นหาเอกสารเมื่อคุณต้องการ
คือการเรียกค้นจากระบบการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ
ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ดีจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่
ต้องการได้ในเวลาไม่ถึง 10 วินาที

ต่อไปนี้คือหลักเกณฑ์การยื่นแบบง่ายๆ 3 ข้อที่สามารถช่วยได้:

1. การจัดหมวดหมู่ (CATEGORIZING)
ระบบการจัดเก็บข้อมูลจะมีประสิทธิภาพเท่านั้นหากคุณสามารถหา
ทุกสิ่งทุกอย่างที่ต้องการได้เมื่อต้องการ – โดยไม่ต้องต่อสู้
และระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีทั้งหมดมีประเภทของ
เอกสารแตกต่างกัน เอกสารของคุณอาจตกอยู่ใน
หมวดหมู่หลักหรือหมวดหมู่ย่อย

ตัวอย่างเช่นหมวดหมู่หลักอาจเป็น FINANCIAL บาง
หมวดย่อยภายในการเงินอาจเป็น:
– บัญชีเงินฝากออมทรัพย์ – บัญชี
ตรวจสอบ – บัญชี
ตลาดเงิน

ในตู้เก็บเอกสารของคุณประเภทหลักของคุณควร
แขวนโฟลเดอร์ไฟล์ไว้เสมอด้วยแท็บที่มีป้ายกำกับ
หมวดย่อยของคุณควรมีข้อความระบุว่าไฟล์ manila อยู่
ในโฟลเดอร์แขวนประเภทหลักที่เหมาะสม

2. ระบบแฟ้มพื้นฐาน
โดยส่วนใหญ่แล้วผู้คนเลือกที่จะใช้
ระบบการจัดเก็บแบบพื้นฐานอย่างใดอย่างหนึ่งหรือร่วมกัน ได้แก่

A. ตัวอักษร (A, B, C, D ฯลฯ )

B. ตัวเลข (1, 2, 3, 4, ฯลฯ ) )

C. ลำดับเหตุการณ์ (ม.ค. , ก.พ. , มี.ค. , เม.ย. เป็นต้น)

สิ่งที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้งานอะไร สำหรับ
ตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการที่จะเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณ
ลูกค้า (หรือเพื่อนร่วมงานเพื่อน ฯลฯ ) ตามลำดับตัวอักษรโดย
นามสกุลมักจะทำงานได้ดีที่สุด

สำหรับหมายเลขลำดับ
เหตุการณ์หรือโครงการที่มีหมายเลขระบบตัวเลขน่าจะทำงานได้ดีที่สุด

หากจำเป็นสำหรับคุณในการค้นหาสิ่งต่างๆตามวันที่แล้ว
ลำดับเหตุการณ์อาจเป็น รับจดทะเบียนบริษัท ทางเลือกของคุณ

บางคนได้รับความคิดสร้างสรรค์จริงๆและใช้การรวมกันของ
ระบบเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการให้
หมวดหลักของคุณเป็นลำดับเหตุการณ์ แต่หมวดย่อย
ภายในจะเรียงตามตัวอักษร

3. การติดฉลาก
หากไฟล์ไม่ได้ติดฉลากอย่างถูกต้องก็จะไม่ได้รวดเร็ว
และง่ายต่อการค้นหา:

* เสมอเขียนเรื่องของคุณในแท็บของโฟลเดอร์แฟ้ม,
ใกล้กับด้านบนของแท็บเพื่อให้คุณสามารถมองเห็นได้ง่ายเมื่อ
มองผ่านไฟล์ของคุณ

* ใช้จุดกลางเครื่องหมายดำเพื่อติดฉลากไฟล์ของคุณ
พิมพ์; ไม่ใช้สคริปต์

* ใช้คำพูดน้อยที่สุดในแท็บ

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *